7 Stufen der Unternehmensgründung

Stufe 7: Organisation des Rechnungswesens und der Buchhaltung

Unternehmensgründer vernachlässigen häufig das Rechnungswesen und die Buchhaltung, vor allem, wenn sie aus der technischen Seite der Unternehmensidee entstammen. Rechnungswesen und Buchhaltung sind für diese oftmals Bücher mit 7 Siegeln und für die Unternehmensentwicklung zunächst scheinbar nutzlos und störender Verwaltungsaufwand. Eine solche Einstellung erweist sich jedoch alsbald als fataler Fehler.

Der Unternehmensgründer sollte sich mit dem System des Rechnungswesens und der Buchhaltung vertraut machen, bevor er beginnt. Eine vollständige Übertragung dieser Aufgaben z.B. auf eine Steuerkanzlei vermeidet zwar viele Risiken, gleichwohl erhält er aber nicht zeitnah alle Daten der Unternehmensentwicklung, die er vor allem in der Anfangszeit dringend für das Controlling benötigt, nämlich inwieweit er bei seinen unternehmerischen Maßnahmen Änderungen veranlassen sollte.

Deshalb ist anzuraten, die Buchhaltung im eigenen Hause zu machen. Der Markt bietet hierzu zahlreiche und leistungsfähige Programme an, die nicht teuer sind. Eine begleitende Betreuung durch eine Steuerkanzlei ist jedoch von Vorteil, damit Fehler bei den Verbuchungen rechtzeitig bemerkt werden.

Häufige Fehler bei der Unternehmensgründung sind Fehlkalkulationen und Missachtung des Handlungssystems der Finanzämter. Der Unternehmensgründer ist, wenn die Buchhaltung im eigenen Hause gemacht wird, hautnah mit der finanziellen Entwicklung des Unternehmens verbunden. Es sollte sich stets, auch während des Laufes eines Monats, Übersichten ausdrucken lassen und die Zahlen und Entwicklungen analysieren. Leistungsfähige Finanzbuchhaltungsprogramme stellen diese Entwicklungen auch in graphischer Weise dar und machen die Entwicklung dadurch transparent.

Der Unternehmensgründer sollte sich in jedem Falle monatlich, und zwar zeitnah zum abgelaufenen Monat, seine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ausdrucken lassen. Soweit er mit Fremdfinanzierung arbeitet, verlangen die Banken ohnehin regelmäßig die Vorlage zeitnaher BWAs. Es wäre fatal, die Bank darauf verweisen zu müssen, dass die beauftragte Steuerkanzlei diese BWA noch nicht erstellt hat. Ein negatives Verhalten der finanzierenden Bank wäre vorprogrammiert.

Nicht zu vernachlässigen ist das Finanzamt. Dieses verlangt schon mit Beginn der Unternehmensgründung die periodische Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen. Der Unternehmensgründer sollte, vor allem wenn er diese Voranmeldungen zunächst nur vierteljährlich abzugeben hat, sich stets über die Höhe der entstehenden Umsatzsteuerzahlung informieren und die notwendige Liquidität vorhalten. Andernfalls droht schon zu Beginn der Unternehmensgründung eine nicht unerhebliche Gefahr für das Unternehmen seitens der Finanzämter, die gerade bei jungen Unternehmen schnell und negativ handeln.

Ist das Rechnungswesen nicht oder schlecht organisiert und werden Steuererklärungen damit nicht rechtzeitig abgegeben, droht schnell die Festsetzung von Steuerzahlungen des Finanzamtes mittels eines Schätzungsbescheids. Die Ansätze in den Schätzungsbescheiden liegen in der Regel jenseits von "Gut und Böse" und die sich hieraus ergebenden Steuerverpflichtungen sind sofort zahlbar und auch sofort vollstreckbar. Die Verhinderung von Nachteilen aufgrund von Schätzungsbescheiden setzt meist akrobatische Leistungen des Unternehmensführers voraus.

Ein gut eingerichtetes und betriebenes Finanzbuchhaltungssystem schützt das Unternehmen auch vor Kalkulationsfehlern. Sehr häufig werden bei Unternehmensgründungen bestimmte Kostenarten bei der Kalkulation der Preise der Produkte vergessen. Ein gutes Buchhaltungssystem zeigt diese Kalkulationsfehler zeitnah auf, so dass ebenso zeitnah hierauf reagiert werden kann. Werden solche Kalkulationsfehler erst erkannt, nachdem ein unerwarteter Verlust der ersten Perioden analysiert wird, hat diese Zeitverzögerung gleich mehrere schädliche Folgen. Zum einen sind voraussichtlich auf der Grundlage dieser Fehlkalkulationen eine Reihe von Verträgen geschlossen worden, so dass der Eintritt weiterer Verluste vorprogrammiert ist. Zum anderen muss, falls mit Fremdkapital gearbeitet wird, der finanzierenden Bank diese Situation unter Inkaufnahme eines erheblichen Vertrauensverlustes erläutert werden. Negative Reaktion der Bank können hier schnell den Bestand des Unternehmens gefährden.